Praktek S&M ERP pada Perusahaan Internasional

1.1   Penerapan ERP Pertama

·         Tahap Inisiasi

Vendor ERP perusahaan ini mengembangkan modul two bolt-on untuk memenuhi kebutuhan kostumisasi. Modul yang pertama adalah system pemesanan back-to-back, dan modul yang kedua adalah interface untuk system proyek manajemen third party yang dipilih berdasarkan standar perusahaan. Instalasi 2 modul ini tertunda karena masalah persyaratan pajak di beberapa negara yang tidak dapat dipenuhi oleh ERP. Akhirnya dilakukan kostumisasi fungsi perpajakan pada system ERP untuk modul ini.

·         Tahap Penerapan

Kurangnya pengalaman dalam implementasi ERP menyebabkan timbulnya banyak masalah yang tidak terduga. Masalah ininterjadi karena sedikitnya keterlibatan senior managemen, pengguna area bisnis, dan fungsional. Selain itu disebabkan juga oleh perubahan proses bisnis yang harus didesain ulang, tugas yang berbeda pada perusahaan, dan praktek manajemen proyek yang buruk.

·         Tahap Kontrolisasi

Penerapan ERP menjadi bencana pada perusahaan ini. Ditambah dengan keluar masuknya tenaga kerja yang semakin memperburuk keadaan, Kurangnya tenaga kerja yang mengerti tentang system ERP, dan Hanya mengandalkan satu konsultan eksternal saja. Lalu dibentuklah divisi khusus untuk menangani masalah ini.

·         Tahap Integrasi

Setelah situasi dapat terkendali, dilakukanlah perencanaan ulang untuk penerapan ERP yang kedua.

1.2   Penerapan ERP Kedua

·         Tahap inisiasi

Komite dan MIS Direktur menerapkan 3 hal pokok pada penerapan ERP yang kedua. Hal ini mendapat dukungan penuh dari komite pengarah IT. Yang pertama yaitu untuk memindahkan dan mengganti modul yang belum diinstal (seperti modul perpajakan)  dan melakukan penyesuaian dalam waktu 10-12 bulan. Yang kedua implementasi modul akuntansi proyek asli mendukung bisnis di wilayah tersebut. Dan yang ketiga adalah menambahkan modul manufaktur asli. Penerapan ERP kedua ini juga didukung dengan 2 strategi penting yaitu : system ERP dibuat lebih kaku dimana kostumisasi hanya boleh dilakukan pada keadaan mendesak dan yang kedua merancang ulang proses bisnis pada perusahaan.

·         Tahap Penerapan

Dengan meminimalisasi kostumisasi mempermudah penerapan patch dan upgrade software. Dilakukan juga pengelolaan system dan upgrade system secara berkala.

·         Tahap Kontrolisasi

Tidak seperti penerapan ERP yang pertama, pada penerapan ERP kedua ini konsultan eksternal dipilih dan direkrut dengan cara mencocokkan kemampuan dan pengalaman mereka terhadap persyaratan ERP yang digunakan perusahaan. Sementara beberapa konsultan yang disewa dari vendor divisi konsultasi, juga banyak yang direkrut (dengan tarif per jam yang lebih rendah) dari perusahaan konsultan yang lebih kecil.

·         Tahap Integrasi

    Pada tahap ini, ERP telah sukses diimplementasikan dengan perusahaan. Semua kegiatan proses bisnis ang ada pada perusahaan telah didukung oleh system ERP. ERP sangat membantu proses bisnis pada perusahaan ini.